Behörden sicher wieder öffnen

Während das öffentliche Leben größtenteils still steht, muss der öffentliche Sektor weiterhin funktionieren. Durch den öffentlichen Sektor werden Dienstleistungen angeboten, auf die eine Gesellschaft nicht verzichten kann. Gerade weil einige Behörden nun schrittweise wieder öffnen und die Beschränkungen des öffentlichen Lebens teilweise gelockert werden, müssen wir uns weiter darin üben physische Distanz zu anderen Menschen zu halten. Aber wie funktioniert die Distanzierung in den Behörden und öffentlichen Einrichtungen in Deutschland, wenn diese wieder durch Bürgerinnen und Bürger aufgesucht werden können?

Wir haben uns mit einigen der wichtigsten Themen befasst, auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich mit Bürgerinnen und Bürgern treffen - sowohl persönlich als auch virtuell.

Planung und Ausführung für die Zeit "nach" COVID-19

Viele Bürgerinnen und Bürger bleiben derzeit zu Hause und schränken ihren Kontakt zu anderen Menschen ein. Dies wird sich wohl auch in naher Zukunft weiter fortsetzen. Werden die Beschränkungen jedoch schrittweise gelockert, wollen die Bürgerinnen und Bürger auch die Dienstleistungen des öffentlichen Sektors wieder in Anspruch nehmen. Sie benötigen Bescheinigungen und Genehmigungen oder wollen Dokumente und Leistungen beantragen. Alle diese Dienstleistungen, die Behörden und andere öffentliche Einrichtungen erbringen, sind weiterhin gefragt.

Betrachtet man die Daten aus dem öffentlichen Sektor Dänemarks, fällt einem auf, dass der Mai grundsätzlich einer der geschäftigsten Monate des Jahres ist. Seit Dänemark am 12. März alle öffentlichen Einrichtungen schloss, mussten, verglichen mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres, über 400.000 Menschen ihren Behördengang verschieben.

Die verlorene Zeit zurückzugewinnen wird Monate dauern!

Um Sicherheit zu schaffen und Abstand zu halten, bedarf es einer Begrenzung der Anzahl der Personen in den Fluren, Wartebereichen und Büros der Behörden. Daher müssen Terminbuchungen in allen Abteilungen mit direktem Bürgerkontakt möglich sein.

Das Warteschlangen- und Terminmanagementsystem FrontDesk ist in Dänemark entwickelt worden und bietet auf Behörden, Krankenhäusern und Bildungseinrichtungen passgenau abgestimmte Funktionen an. FrontDesk hat seine Stärken auch bereits in anderen Ländern unter Beweis gestellt - darunter Kanada und Deutschland - und die Arbeitsabläufe in mehreren öffentlichen Einrichtungen optimiert. Viele Funktionen unterstützen dabei physische Distanzierung. Das System gewährleistet gleichmäßige Kundenströme über den ganzen Tag hinweg, wodurch Spitzenzeiten und überfüllte Wartebereiche vermieden werden.

Sind Sie für Dienstleistungen im öffentlichen Sektor verantwortlich? Hier sind 5 Fragen, denen Sie Beachtung schenken sollten:

1Müssen Bürgerinnen und Bürger persönlich erscheinen?

Ziehen Sie in Betracht, Termine mit Bürgerinnen und Bürgern virtuell durchzuführen. Nutzen Sie das Telefon oder eine Videokonferenzverbindung, um den Bürgerinnen und Bürgern bequem von zu Hause aus zu helfen. Bürgerinnen und Bürger, denen in den letzten Monaten gesagt wurde, dass sie persönliche Kontakte einschränken sollen, werden nun zu Recht zögern, wieder vermehrt persönliche Kontakte einzugehen. Aber ihre Anliegen erledigen sich damit keineswegs. Verwenden Sie das Online-Terminvergabetool FrontDesk, um den Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit zu geben, einen virtuellen Termin zu buchen.

Rufen Sie diese an, wenn sie bereit sind und lassen Sie Ihre Dienstleistungen zu den Bürgerinnen und Bürgern nach Hause kommen - virtuell.

2Wie sind Ihre Wartebereiche und Flure gestaltet?

Am besten ist es, erst gar keinen richtigen Wartebereich zu haben. Entfernen Sie fast alle Stühle, Tische usw. und lassen Sie FrontDesk die Kundenströme lenken. Die intelligente Software plant den Tag so, dass Spitzenzeiten vermieden werden und die Bürgerinnen und Bürger nicht mehr warten müssen. Die Daten von FrontDesk aus Nordamerika und Europa zeigen, dass alle Behörden, die FrontDesk verwenden, negative Wartezeiten haben. Das bedeutet, dass die Bürgerinnen und Bürger buchstäblich nicht im Wartebereich warten, da sie bereits vor ihrem eigentlichen Termin bedient werden.

Natürlich sind einige wenige Stühle für Bürgerinnen und Bürger wichtig, die weit vor ihrem Termin erscheinen oder einen Platz zum Ausruhen brauchen. Achten Sie darauf, dass zwischen den Stühlen ein Mindestabstand von 2m eingehalten wird, um den Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit zu geben, voneinander Abstand zu halten.

3Wissen Sie, wer, wann, warum kommt, wenn Sie wieder öffnen?

Wenn die Einschränkungen gelockert werden und Sie bereit sind, sich für Bürgerinnen und Bürger und andere Personen zu öffnen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, einen Termin zu buchen. Mit dem Online-Terminvergabe von FrontDesk können Sie das Anliegen klären und weitere Infos zum Termin einholen. So werden Sie um so besser vorbereitet sein, wenn sie die Bürgerinnen und Bürger zu ihren geplanten Terminen erscheinen. Auf diese Weise wissen Sie, wer, wann und warum zu Ihnen in die Behörde kommt.

Dies führt uns schon zum nächsten Punkt. Machen Sie Ihren Tag planbar!

4Können Sie Ihren Tag effizient planen?

Wenn die Behörden wieder öffnen, möchten Sie vielleicht mit reduzierten Arbeitszeiten agieren, wobei die Mitarbeitenden in Schichten abwechselnd stunden-, tage- oder wochenweise Arbeiten. Dieser Ansatz ist während der COVID19-Krise weit verbreitet und kann leicht in das System von FrontDesk übernommen werden.

Mit der Terminplanung im FrontDesk-System erstellen Sie Ihre eigenen Terminpläne, z.B. wann Sie geöffnet haben, wer arbeitet, welche Dienstleistungen verfügbar sind und wie lange diese dauern. Aber am wichtigsten ist, dass Sie Zeitpuffer zwischen den Terminen festlegenund so genügend Zeit zwischen den Terminen vorsehen können. So kommen Bürgerinnen und Bürger kommen und gehen können, ohne Kontakt zu anderen haben zu müssen.

5Wollen Sie die Chance nutzen und Ihren Kundenservice verbessern?

Kundenumfragen zeigen, dass die Zufriedenheit von Bürgerinnen und Bürgern von der Wartezeit abhängig ist. Mit anderen Worten, die Bürger empfinden einen Service als weniger zufriedenstellend, wenn die Wartezeit vorher zu lang war. Gut, dass Sie Ihre Kundenzufriedenheit vom ersten Tag an verbessern, wenn Sie das Termin - und Warteschlangenmanagementsystem FrontDesk zur Planung Ihres Tages verwenden und so auch den Tag für Ihre Bürgerinnen und Bürger planbar machen.

Beginnen Sie noch heute

Lassen sie uns gemeinsam Ihre Behörde auf die Wiedereröffnung vorbereiten. Gemeinsam machen wir Sie innerhalb eines Tages wieder betriebsbereit. Im Moment kann FrontDesk unverbindlich genutzt werden und ist innerhalb von 30 Tagen nach der Nutzung - ab dem Zeitpunkt der Wiedereröffnung - voll erstattungsfähig.

Kontaktieren Sie jetzt unser europäisches Büro unter nl@frontdesksuite.com oder nutzen Sie unsere Website unter https://frontdesksuite.com/en/Contact

Lesen Sie den Case der Stadt Reinbek, die FrontDesk seit Juni 2019 einsetzt:FrontDesk hat die langen Wartezeiten eliminiert und die Bürgerinnen und Bürger werden im Durchschnitt bereits 3 Minuten vor ihrem eigentlichen Termin bedient.

Sie können uns jederzeit kontaktieren und eine persönliche Vorstellung buchen.

FrontDesk-Produktfunktionen

In diesem Video werden einige der Funktionen vorgestellt, die FrontDesk zum besten Warteschlangen- und Terminverwaltungssystem für den öffentlichen Sektor machen.