FrontDesk

FrontDesk minimiert die Wartezeit der Bürger und verbessert das Serviceniveau.

Vor wenigen Jahren waren verschwendete Zeit und lange Warteschlangen der Hauptgrund für die Unzufriedenheit in Dänemarks öffentlichen Diensten. Seit 2014 hat FrontDesk die Interaktion der Bürger mit den öffentlichen Diensten mit Hilfe der Digitalisierung der Warteschlangen revolutioniert, was die Wartezeit der Bürger minimiert und die Qualität der Bedienung erheblich verbessert hat.

Die fortschrittliche Software sieht Belastungen voraus und ermöglicht es, die Bemannung so zu planen, dass die Belastung zu Stoßzeiten drastisch reduziert wird.

Die Großbildschirme

Die Großbildschirme können individuell konfiguriert werden, sodass in verschiedenen Wartebereichen die Längen der jeweils relevanten Warteschlangen angezeigt wird. Die Bürger können ihre Tickets einscannen und den Status der Warteschlange auf ihrem Smartphone überprüfen, damit der Wartebereich verlassen werden kann, ohne dass der Bürger seinen Platz in der Warteschlange verliert.

Text, Bilder oder Videos in einer Schleife neben den Warteschlangen
Individuelle Bildschirme in verschiedenen Wartebereichen
Tonbibliothek für die Wahl des Ziehungstons
Vorlesung der Nummer oder Reservierungszeit

Der Stand

Der Stand kann mehr als nur Nummern Drucken. Das Flexible System macht es möglich, die Bedürfnisse der Bürger direkt am Stand dem richtigen Mitarbeiter zuzuteilen. FrontDesk wickelt auch Termine ab und benachrichtigt automatisch den Mitarbeiter, wenn der Bürger eingetroffen ist.

Intelligente Zuteilung der Bürger direkt am Stand
Infrarot Scanner
24” Touch Bildschirm
Sprachwahl
QR-Code auf dem Ticket
Reservierte Termine werden automatisch in die Warteschlange eingefügt
Die Möglichkeit, Termine direkt am Stand zu vereinbaren
Automatische Nachricht via SMS/E-Mail an den Mitarbeiter, wenn der Bürger angekommen ist
Informationen direkt am Stand drucken

Die Schalter

Die Schalter sind das Werkzeug der Mitarbeiter. Jeder Schalter zeigt nur die relevanten Warteschlangen, für die der einzelne Mitarbeiter sich angemeldet hat. Die gesamte erledigte Arbeit wird laufend als ein Teil des normalen Arbeitsablaufs dokumentiert.

Die Möglichkeit, falsch gezogene Nummern in die richtige Schlange zu verschieben
Integrierter Terminkalender
Kompletter Überblick über die vereinbarten Termine und Reservierungen des Tages
SMS Erinnerungen für den Bürger
Unbegrenzte Anzahl Anwender
Die Möglichkeit, mehrere Vorgänge auf eine einzelne Abwicklung zu registrieren
Backend Alarmierung bei zu langer Warteschlange
Benachrichtigung wenn ein Bürger eine Nummer zieht
Benachrichtigung wenn Hilfe an einem Selbstbedienungsgerät benötigt wird

Administration

Das Administrationswerkzeug ermöglicht es, das gesamte System zu konfigurieren. Das Flexible und intuitive Design macht es leicht, neue Schaltflächen zu erstellen. Fragen zur Abfertigung und andere Texte können leicht verändert und angepasst werden. Warteschlangen können u.A. erstellt, aktiviert und deaktiviert werden. Für jeden einzelne Schaltfläche und jede Funktion können Öffnungszeiten konfiguriert werden.

Flowchart visualisiert die Navigation auf dem Stand
Schnelles erstellen neuer Warteschlangen und Schaltflächen
Öffnungszeiten für den Stand und einzelne Schaltflächen
Layout der Schaltflächen und des Standes können zeitlich geplant werden
Dynamische Anpassung und Veränderung von Texten
Texte zur Anzeige auf dem Stand und zur Aufschrift der Tickets leicht, simpel und intuitiv erstellbar

Statistik

FrontDesk hat eine Menge Kombinationsmöglichkeiten für Intervall Statistiken, z.B. Anzahl Vorgänge und Wartezeiten pro Stunde/Tag/Monat, Vergleich der Zeiträume oder erweiterte Statistiken für jede einzelne Warteschlange

Großes Statistik Modul
Export zu Excel
Unbegrenzte Anzahl Anwender
Die Möglichkeit, monatlich automatisch Berichte für die Vorgesetzten zu erstellen

Dashboard

Hier kann der Vorgesetzte sich einen Überblick verschaffen und schnell Ressourcen neu einteilen.

Übersichtsbild mit Echtzeit Überwachung aller Aktivitäten

Vorteile für die Bürger

Zuteilung der Bürger

Das System weist den Bürger direkt am Stand dem richtigen Mitarbeiter zu.

Informationen direkt am Stand drucken

Anweisungen und relevante Informationen können direkt vom Stand ausgedruckt werden.

Hilfe bei der Selbstbedienung

Der Bürger kann auf dem Selbstbedienungscomputer direkt um persönliche Hilfe bitten.

Terminvereinbarung

Der Bürger kann via Internet und auf dem Stand leicht einen Termin vereinbaren, sodass die Zeit außerhalb der Stoßzeiten optimal ausgenutzt wird.

Vorteile für die Mitarbeiter

Terminsystem

Das System ist voll in den Terminkalender und die gemeinsamen Daten der Mitarbeiter integriert. FrontDesk gibt dem Mitarbeiter Bescheid, wenn der Bürger eintrifft.

SMS Benachrichtigungen

Der Bürger erhält einen Tag vor dem Termin eine SMS. Dies bedeutet weniger vergessene Termine und weniger verschwendete Zeit.

Benachrichtigungen

Das System kann den Mitarbeiter benachrichtigen, wenn der Bürger zum Termin erscheint, damit er leicht zwischen dem Bedienen der Bürger und anderen Aufgaben wechseln kann.

Registrierung der Abwicklungen

Mehrere Registrierungen können in der selben Abwicklung vorgenommen werden, sodass die gesamte Arbeit laufend als ein Teil des normalen Arbeitsalltags dokumentiert wird.

Vorteile für die Vorgesetzten

Benutzerfreundliches Administrations Modul

Neue Warteschlangen und Schalter können leicht hinzugefügt oder nach Bedarf entfernt werden.

Statistiken

Statistiken machen es leicht, die Verteilung der Arbeitskraft zu überblicken.

Berichts Export

Alle Abwicklungen können leicht zu Excel exportiert und in relevanten Business Intelligence Systemen genutzt werden.

Echtzeit Übersichtsbericht

Das System macht es ein leichtes, Entwicklung in Warteschlangen zu entdecken, damit die Arbeitskraft optimal verteilt werden kann.

Wirtschaftliche Vorteile

Minimale Weiterbildungskosten

Das System ist intuitiv und simpel und verlangt ein Minimum an Umschulung, selbst für Mitarbeiter ohne große Computerkenntnisse.

100% Webbasiert

Keine besondere Hardware oder Software ist erforderlich. Lediglich ein Internetanschluss wird benötigt.

Niedrige monatliche Kosten

FrontDesk beinhaltet keine versteckten Gebühren und keine unvorhergesehen Kosten.

Laufend Aktualisierungen

Das System wird nach dem Feedback der Anwender regelmäßig aktualisiert. Mit diesen Updates sind keine zusätzlichen Kosten verbunden.