Ein Gewinn für alle Seiten

Hans Jörg Ohlsen
Stabsstelle Steuerungsunterstützung

„Ich möchte gerne alle Abteilungen an FrontDesk anbinden“, sagt Hans Jörg Ohlsen, der in der Stabsstelle Steuerungsunterstützung beim Kreis Schleswig-Flensburg arbeitet. Er ist mit dem System vertraut und war bereits mehrfach an der Einführung von FrontDesk in neuen Abteilungen des Kreises beteiligt.

Der Kreis Schleswig-Flensburg führte FrontDesk während der Corona-Pandemie ein, um die Wartebereiche für Kund*innen zu strukturieren und zu organisieren. Bald wurden weitere Vorteile entdeckt und was mit einer einzigen Abteilung begann, hat sich nun auf acht ausgeweitet – und noch weitere sollen eingebunden werden.

Um das System in einer Abteilung einzuführen, erfolgt der erste Kontakt über Jörg Ohlsen, der dann ein Treffen mit den zuständigen Mitarbeiter*innen vereinbart, um die ersten Bedarfe zu ermitteln, mögliche Lösungen zu besprechen sowie die Einführung des Systems und Schulungstermine zu koordinieren. Einige Einstellungen bereitet FrontDesk bereits vor, die Mitarbeiter*innen können sich aber auch als Administratoren beteiligen. An den Schulungen für Administratoren und Mitarbeiter*innen hat Jörg Ohlsen schon mehrmals teilgenommen: „Ich finde die Schulungen wirklich toll, sie sind persönlich und individuell, praxisnah und auf den Anwender bezogen. Nach der Schulung steht man auch nicht allein da. Bei Fragen kann ich immer anrufen. Auch kann ich auf viele Schulungs-Videos zurückgreifen.“

Die Erfahrungen mit dem System zeigen, dass FrontDesk in einer Vielzahl an Situationen von Vorteil ist. Eine Abteilung, die FrontDesk sehr gerne nutzt, ist die Führerscheinstelle Schleswig.

„Alle Papierführerscheine müssen aufgrund gesetzlicher Vorgaben zeitnah ausgetauscht werden. Eine anspruchsvolle Aufgabe für uns als Straßenverkehrsbehörde. Durch die Online-Terminvergabe haben wir die Anzahl von Anrufen reduzieren können, die ansonsten die Straßenverkehrsbehörde stark in Anspruch genommen hätte. Die Einführung von FrontDesk kam daher für uns wie gerufen. Jetzt können die Bürger*innen selbst einen passenden Termin buchen. Die Mitarbeiter*innen können sich aufs fachliche konzentrieren und müssen sich nicht um organisatorisches kümmern. Bedienten sie früher 20 Kund*innen am Tag, können sie heute 25 bedienen, weil sie eben nicht mehr telefonieren müssen. Das bedeutet vor allem ein besseres Zeitmanagement in der Abteilung und eine optimalere Terminplanung für die Bürger*innen“, freut sich Jan Wiese, Leiter der Straßenverkehrsbehörde Schleswig.

Lob gab es auch für die Schuldnerberatung des Kreises, die seit Mai 2021 FrontDesk im Einsatz hat. Eine Bürgerin, die während ihrer Arbeitszeit keine privaten Anrufe tätigen durfte, fand es früher schwierig, während der Öffnungszeiten des Kreises einen Termin zu vereinbaren. Auch wollte sie nicht, dass ihre Kolleg*innen über ihre privaten Finanzen Bescheid wissen. Durch die Online-Terminvergabe kann sie nun diskret und unauffällig Termine reservieren.

„Das war ein Nebeneffekt, mit dem wir überhaupt nicht gerechnet hatten. Wir freuen uns darüber, dass Kund*innen nun Dienste in Anspruch nehmen können, auf die sie vorher – bei einer telefonischen Terminvergabe – verzichtet hätten“, so Jörg Ohlsen.

FrontDesk ist in den verschiedenen Abteilungen gut angekommen. Die Bürger*innen wissen, wann sie bedient werden, sind weniger gestresst und zufriedener. Die Mitarbeiter*innen können den Ablauf der Dienste selbst organisieren und kontrollieren. Ein Gewinn für beide Seiten. Kund*innen können auf sehr einfache und unkomplizierte Weise eigenständig Termine buchen. Gleichzeitig ist es auch ein Gewinn für die Verwaltung, die eine gute Übersicht hat und ihre Arbeitsabläufe besser strukturieren kann. „Ich empfehle das System auf jeden Fall weiter“, zeigt sich Jörg Ohlsen als FrontDesk-Beauftragter des Kreises begeistert.

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Hans Jörg Ohlsen

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