Den richtigen Überblick und gut vorbereitete Kund*Innen

”Es ist ein Luxus, morgens zu wissen, was uns am Tag erwartet.“  

So beschreiben die Sachbearbeiterinnen Mirja Stötzer und Swetlana Stoll die Zeit nach der Einführung von FrontDesk. Sie merken den Unterschied zu früher, als sie nie wussten, ob es ein hektischer Tag wird und welche Aufgaben sie erwarten würden. Früher konnten Termine nur telefonisch gebucht werden, sodass die Mitarbeiter*Innen viel Zeit mit dem Beantworten von Telefonanrufen verbrachten, was sie von ihren eigentlichen Aufgaben ablenkte. Auch die Kund*Innen waren selten richtig vorbereitet. Viele brachten die erforderlichen Dokumente nicht mit, was dazu führte, dass die Bedienung lange dauerte, oder Kund*Innen sogar abgewiesen wurden.

Als die Covid19-Pandemie einsetzte und das Gedränge im Wartebereich angegangen werden musste, wies eine ehemalige Kollegin darauf hin, dass ihr neuer Arbeitgeber FrontDesk im Einsatz hat. Frau Stötzer und Frau Stoll nahmen daher das System unter die Lupe und achteten besonders auf die Gestaltung der Terminwebseite für die Kund*Innen.

„Die Bedienoberfläche von FrontDesk hat uns begeistert und überzeugt. Die Kunden können einfach sehen, welche Leistungen wir anbieten und man kann z. B. die Kunden darüber informieren, was sie mitbringen sollen. Der Kunde ist jetzt für seinen Termin gut vorbereitet und das spart Zeit“.

Die Zeitersparnis und die gut vorbereiteten Kund*Innen spiegeln sich besonders in der durchschnittlichen Wartezeit wider. Barsbüttel ist sogar so gut darin, seine Kundenströme mit FrontDesk zu steuern, dass die meisten Kund*Innen nun vor dem Zeitpunkt ihres Termins aufgerufen werden.

BEISPIELE FÜR WARTEZEITEN, ZWEITE QUARTAL 2022

-2:36
Pass / Ausweis / eID Karte
-3:50
Führerschein / Fahrerkarte
-1:21
Wohnsitz melden

Frau Stötzer und Frau Stoll betonen, dass die Tatsache, dass die Bedienungen nun glatt gehen, einen großen Einfluss auf ihre Arbeit hat. Gleichzeitig freuen sie sich, dass sie über FrontDesk Hub einen besseren Überblick über den Arbeitstag erhalten haben. Das Tool FrontDesk Hub ist einfach zu bedienen. Hier finden sie zum Beispiel eine Liste der gebuchten Termine des Tages, sehen, wie viele Mitarbeiter*Innen verfügbar sind und können planen, wann sie Zeit haben, Back-Office-Aufgaben zu erledigen. Wenn sie Kund*Innen aufrufen wollen, können sie im Voraus sehen, wofür diese*r einen Termin gebucht hat, sodass sie sich vorbereiten können. Dadurch wird die Arbeit effizienter gestaltet und die Zeit besser genutzt.

„Das System ist sehr gut und kundenfreundlich aufgebaut, man kommt echt sehr gut damit klar, und es kann unserem Bedarf angepasst werden. Wir würden definitiv FrontDesk empfehlen.“ 

Bei Fragen wenden Sie sich gern an

Mirja Stötzer

Sachbearbeiterin Bürgerbüro
____________________________________

Gemeinde Barsbüttel

040 67072-123

https://www.barsbuettel.de/ 

 

Swetlana Stoll

Sachbearbeiterin Bürgerbüro
____________________________________

Gemeinde Barsbüttel

040 67072-122

https://www.barsbuettel.de/