Ein erfolgreicher Boostermarathon
Im Winter 2021 stagnierte die Zahl an Boosterimpfungen in Schleswig-Holstein. Der Kreis Rendsburg-Eckernförde wollte deshalb mit einer einmaligen Aktion zur Steigerung der Boosterquote beitragen. Die Idee des Boostermarathons war geboren. Das selbst gesteckte Ziel lautete: 10.000 Boosterimpfungen innerhalb einer Woche. Ein großes Projekt, das schnell umgesetzt werden sollte. Aber wie sorgt man dafür, dass über 10.000 Menschen gleichmäßig über den Aktionszeitraum verteilt werden?
Anton Kiebert ist verantwortlich für das Thema Digitalisierung im Kreis Rendsburg-Eckernförde und wurde vom Landrat beauftragt, innerhalb weniger Tage ein geeignetes und zuverlässiges System zur Online-Terminvergabe bereitzustellen. Da das Team rund um Herrn Kiebert bereits Anfang 2021 FrontDesk als Terminbuchungssoftware in der Kfz-Zulassungsstelle, der Fahrerlaubnisbehörde und der Bauaufsicht eingeführt hat, wurde geprüft, ob FrontDesk auch für den Boostermarathon in Frage kommt.
Die Rückmeldungen der Kundinnen und Kunden zu FrontDesk waren seit der Einführung durchweg positiv und auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kreises waren begeistert. Anders als vor der Einführung können Termine jetzt schnell online gebucht aber auch abgesagt werden. Die Wartezeiten wurden durch eine effiziente Steuerung der Kundenströme über FrontDesk weitestgehend auf 0 reduziert. Durch Features wie automatische Terminerinnerungen wird erreicht, dass über 98% aller Kundinnen und Kunden auch zu ihren Terminen erscheinen.
Die positiven Erfahrungen aus den Bereichen, in denen FrontDesk eingesetzt wird, stimmten Kiebert optimistisch, dass FrontDesk auch für den Boostermarathon geeignet sein könnte. Natürlich werden in der Kfz-Zulassungsbehörde sowie in der Fahrerlaubnisbehörde viele Kundinnen und Kunden bedient, allerdings nicht in einer Größenordnung von 10.000 Personen pro Woche. Da das System aber nie Performanceprobleme zeigte, war Kiebert sich sicher, dass FrontDesk auch für den Boostermarathon geeignet sein könnte. Die Frage war, ob das System inkl. einer Terminbuchungsseite innerhalb von drei Werktagen eingerichtet werden könnte.
Kiebert setzte sich daher mit FrontDesk in Verbindung. Nach einem kurzen Telefonat war klar, dass das System innerhalb des gesteckten Zeitrahmens zur Verfügung gestellt werden kann. Gemeinsam mit FrontDesk wurde die Anzahl der anzubietenden Termine besprochen, eine Terminwebseite für die Bürgerinnen und Bürger erstellt und veröffentlicht sowie automatische E-Mail-benachrichtigungen für Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und Stornierungen erstellt und eingerichtet. Ein paar Tage später bestand die Möglichkeit einer Terminbuchung.
Obwohl Kiebert das System durch die Einführung in den unterschiedlichen Bereichen der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde kannte, hatte er bis dato nie selbst damit gearbeitet. Im Rahmen der gemeinsamen Einrichtung wurde Kiebert das System kurz erklärt und er konnte erste Erfahrungen als Administrator sammeln. Als klar wurde, dass neben BioNTech/Pfizer auch eine kleine Menge an Moderna-Impfdosen den Bürgerinnen und Bürger angeboten werden konnte, war Kiebert selbst in der Lage, durch ein paar Änderungen und Ergänzungen im System, eine zusätzliche Terminbuchungsseite einzurichten.
”Ich fand es sehr hilfreich, dass im System schon Beispiele vorhanden waren, an denen man sich orientieren konnte. Das System ist sehr intuitiv, nicht mit Funktionen überladen und ich konnte mich nach einer Kurzeinweisung super selbst zurechtfinden. Sollten doch mal Fragen auftauchen, helfen die Beschreibungen und Hilfetexte weiter“.
Die Rückmeldungen aus der Bevölkerung zu dem Boostermarathon insgesamt und auch zu der Terminbuchung waren positiv. Auch die lokale Presse berichtete nur Gutes über den Boostermarathon. Besonders wurden die übersichtliche und strukturierte Terminbuchungsseite aber auch der einfache Buchungsvorgang sowie die Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails inklusive Anfahrtsskizze erwähnt. Die Stornierung eines Termins war ebenfalls kinderleicht und die abgesagten Termine konnten in Echtzeit über die Terminwebsite neu vergeben werden.
Am Ende hätte der Booster-Marathon nicht besser laufen können: Über 11.000 Menschen im Kreis Rendsburg-Eckernförde haben im Laufe von nur einer Woche eine Boosterimpfung erhalten. Neben der tollen Organisation vor Ort trug FrontDesk mit seiner Terminbuchungssoftware wesentlich zum Erfolg des Boostermarathons bei.
„Der seit der Einführung von FrontDesk erhaltene Support ist beispiellos. Egal wann und mit welchem Anliegen wir uns an FrontDesk gewendet haben, wir haben immer ohne lange Wartezeit eine Rückmeldung bekommen und die Fragen oder kleinen Probleme wurden sofort gelöst. Das System ist selbsterklärend, lief stabil und wir bekommen ausschließlich positive Rückmeldungen zu der Terminbuchung.“
Bei Fragen wenden Sie sich gern an
Anton Kiebert
Digitalisierungsmanager, Kreis Rendsburg-Eckernförde
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E-Mail: anton.kiebert@kreis-rd.de
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