Die Einführung von FrontDesk
Früher mussten unsere Kundinnen und Kunden im Bürgerbüro bis zu zwei Stunden warten, bis Sie endlich drankamen. Diese Zeiten gehören mit der Einführung von FrontDesk der Vergangenheit an – vom einen auf den anderen Tag.
Wer heute zu uns ins Bürgerbüro kommt und vorher einen Termin gebucht hat, kommt dank FrontDesk sofort dran. Im Schnitt sogar 3 Minuten vor dem eigentlichen Termin. Das bedeutet: Unsere Kundinnen und Kunden sind häufig überpünktlich – und wir sind es auch.
Wer keinen Termin hat, muss dennoch nicht im Wartebereich warten. Kundinnen und Kunden, die spontan zu uns kommen, bekommen einfach die nächste freie Zeit vorgeschlagen. Die Zeit bis zur Bedienung wird damit zu planbarer Freizeit. Unsere Kundinnen und Kunden nutzen die gewonnene Zeit gerne für einen Besuch in unserer Bibliothek oder machen einen Bummel in der Innenstadt.
Eine Entlastung für unsere Mitarbeitenden
Früher kamen Kundinnen und Kunden häufig mit unvollständigen Unterlagen zu uns und konnten nicht bedient werden – warteten somit umsonst.
Heute prüft das System zusammen mit der Kundin oder dem Kunden die Vollständigkeit der Unterlagen. Die Zeit, die wir damit verbringen Kundinnen und Kunden zu erklären, dass sie nicht bedient werden können, konnte damit deutlich reduziert werden.
Auch sind wir jetzt in der Lage Kundenströme so zu steuern, dass die Besucherzahlen gleichmäßig über den Tag verteilt werden. Das entlastet unsere Mitarbeitenden zu Spitzenzeiten und führt zu einer besseren Auslastung zu besucherschwachen Zeiten.
Wir haben die volle Kontrolle
Unvorhergesehene Situationen führten früher zu unnötigen Belastungen unserer Mitarbeitenden und der Führungskraft.
Mit FrontDesk haben wir die Kontrolle zurückerlangt. Wir sind jetzt in der Lage sofort auf ungewöhnliche Ereignisse oder Krankheitsfälle zu reagieren. Mit nur wenigen Klicks können wir alle nötigen Anpassungen im System vornehmen.
Das System ist zudem in der Lage unabhängig von unserem internen Netzwerk zu arbeiten. Hierdurch läuft es selbst bei internen Systemausfällen stabil und kann uns dabei unterstützen, unsere Kundinnen und Kunden frühzeitig zu informieren.
Digitalisierung in Reinbek
Die Stadt Reinbek ist mit ihrem digitalen Angebot Vorreiter in Schleswig-Holstein. Wir sehen uns selbst jedoch noch am Anfang eines langen Weges. Daher suchen wir Partner, die diesen Weg zusammen mit uns gestalten möchten. In Dänemark haben wir, mit FrontDesk, genau diese Art von Partner gefunden.
Torsten Christ
Stadt Reinbek
Fachbereichsleiter Bürgerangelegenheiten
Tel. 040 / 727 50 309
E-mail torsten.christ@reinbek.de
Website www.reinbek.de