Weniger Druck in Geretsried
Im Jahr 2020 entstand in der Stadtverwaltung Geretsried der Bedarf nach einem Terminmanagementsystem. Die Telefonzentrale war überlastet, da viele Kundinnen und Kunden anriefen, um einen Termin zu vereinbaren. Die ständigen Anrufe und die vielen selbst erstellten Terminlisten machten die Arbeit unübersichtlich. Die Geschäftsführung beschloss daher, ein Terminmanagementsystem anzuschaffen.
Thomas Habermann, Leiter der Stabsstelle Informationstechnik in der Stadtverwaltung Geretsried, hörte zufällig durch ein Unternehmen in einer Nachbargemeinde von FrontDesk. Er setzte sich mit FrontDesk in Verbindung, um herauszufinden, ob das System die Problematik lösen könnte. Die Stadtverwaltung hatte zuvor andere Systeme in Erwägung gezogen, die Herrn Habermann jedoch nicht überzeugten: sie waren zu kompliziert und pflegeintensiv. FrontDesk hingegen war übersichtlich, schnell und für die Kundinnen und Kunden einfach zu bedienen, ohne eine Masse an Daten eingeben zu müssen. Es war das System, das den Bedürfnissen der Stadt Geretsried entsprach.
Zwei FrontDesk-Mitarbeiter sind nach Geretsried gekommen, um Schulungen durchzuführen, die Hardware einzurichten und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den ersten Tagen der Systemeinführung zu unterstützen. Das Team in der Stadtverwaltung fühlte sich gut auf die Systemumstellung vorbereitet.
„Das Onboarding war vorbildlich. Wir haben das Ganze innerhalb von zwei Tagen erledigt, inklusive Schulung. Das habe ich so nicht erwartet, es hat wirklich funktioniert.“
Die Mitarbeiter von FrontDesk haben anfangs bei der Einrichtung des Systems geholfen. Heute ist Herr Habermann Systemadministrator und kann alle Änderungen und Ergänzungen vornehmen, die sich ergeben. Er nutzt das System, um die Anzahl der gebuchten Termine zu verwalten, wichtige Informationen zu den Terminen mitzuteilen und einen Gesamtüberblick über das Terminmanagement in den verschiedenen Abteilungen zu bekommen.
„Wir können das System selbst administrieren, was ich sehr gut finde. Ich habe einfach viele Dienste selbst hinzugefügt oder Dienste geändert, wenn wir es anders haben wollen. Wenn man Fragen hat, bekommt man schnell Hilfe durch den Support. Die Statistikübersicht im System gibt einen Überblick darüber, welche Termine gebucht werden. Das empfinde ich als großen Vorteil.“
Heute ist die Anzahl der Anrufe stark zurückgegangen und die Telefonzentrale wird nicht mehr überlastet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter merkten sofort, dass FrontDesk einfach zu bedienen ist, die Zeitplanung erleichtert und waren daher von Anfang an begeistert. Für das Aufrufen von Kundinnen und Kunden können sie am Platz bleiben und müssen diese nicht mehr abholen. Informationsbildschirme zeigen den Kundinnen und Kunden, in welches Büro sie gehen müssen.
Ebenfalls ist die Kundenzufriedenheit gestiegen. Sie können nun über die Terminwebseite genau den Termin buchen, der für sie am besten passt. Besonders gut empfinden sie die kürzere Wartezeit und die Erinnerungsnachrichten per SMS oder E-Mail, die dazu beitragen, dass insgesamt mehr Termine wahrgenommen werden.
”Wir haben weniger Belastung und können mit der Zeit viel effizienter umgehen. Man muss keine Überstunden mehr machen, weil es keine Warteschlangen mehr gibt, und ein Drittel der Bürgerinnen und Bürger wird sogar vor dem offiziellen Termin bedient.“
Bei Fragen wenden Sie sich gern an
Thomas Habermann
Stabsstellenleiter Informationstechnik
Stadt Geretsried
Tel. 081 71 / 6298 220
E-Mail it@geretsried.de
Webseite www.geretsried.de